ERFOLGSGESCHICHTE
flaconi ist einer der führenden europäischen Online-Händler für Beauty- und Parfümprodukte und versorgt über 5,5 Millionen aktive Kunden mit rund 45.000 Produkten von 1.000 Marken aus verschiedenen europäischen Märkten. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin und verfolgt eine ehrgeizige internationale Expansionsstrategie: Es erschließt zügig neue Länder und bietet dabei ein einheitliches und hochwertiges Online-Erlebnis. Um dieses Wachstum zu unterstützen, benötigt flaconi hochwertige, zeitnahe Produktdaten und Bilder, die nahtlos in den Webshop einfließen, damit Kunden neue Artikel sofort nach ihrer Markteinführung entdecken und kaufen können.
Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde das Produktdatenmodell von flaconi zunehmend auf verschiedene Systeme verteilt. Produktdaten lagen sowohl im ERP-System als auch im Webshop, ergänzt durch weitere Tools – eine zentrale Single Source of Truth fehlte. Die Verantwortung für Datenänderungen war zwischen verschiedenen Teams nicht klar geregelt, und die Anwender mussten in mehreren Systemen gleichzeitig arbeiten. Diese fragmentierte Systemlandschaft machte den Artikel-Onboarding-Prozess sowohl für die Benutzer kompliziert und unübersichtlich als auch für das Unternehmen langsam.
Im Durchschnitt dauerte es 48 Tage vom Abschluss eines Lieferantenvertrags bis der Artikel online zum Kauf verfügbar war. In dieser Zeit durfte flaconi die Produkte zwar bereits verkaufen, sie waren jedoch noch nicht online sichtbar. Das führte zu Umsatzverlusten und verpassten Marketing Development Funds (MDF). Dem Team war klar, dass eine zentrale Lösung benötigt wurde, um das Artikel-Onboarding zu optimieren, klare Verantwortlichkeiten für Daten zu schaffen und manuelle Arbeitsschritte zu eliminieren.
Nach dem Vergleich von vier verschiedenen Lösungen entschied sich flaconi aufgrund der cloud-nativen Architektur und der flexiblen Low-Code-Konfiguration für Syndigo. Das Product Information Management (PIM) von Syndigo, eine cloud-native SaaS-Plattform zur Zentralisierung, Anreicherung und Syndizierung von Produkt-Content über verschiedene Kanäle hinweg, wurde zur zentralen Lösung für das Management sämtlicher Produktinformationen. Gleichzeitig führte flaconi die Master Data Management (MDM)-Funktionen von Syndigo ein – eine cloud-native Multi-Domain-Lösung, die geschäftskritische Daten wie Marken, Verantwortlichkeiten und interne Zuständigkeiten unternehmensweit vereinheitlicht.
Mit Syndigo PIM konsolidierte flaconi sein Produktdatenmodell in einer zentralen Umgebung und machte die Arbeit mit mehreren Systemen und Tabellen überflüssig. Mithilfe von Syndigo MDM definiert flaconi heute klare Verantwortlichkeiten für jede Marke und jeden Artikel. Zuständige Ansprechpartner aus den Bereichen Intermediary Management, Master Data Management und Lieferkette werden zugewiesen und anschließend genutzt, um Workflows und Aufgaben innerhalb des Artikel-Onboardings zu steuern. Dank des Low-Code-Konfigurationsansatzes benötigt flaconi keine Full-Stack-Entwickler, um das Datenmodell zu ändern oder Integrationen zu erstellen; stattdessen können Teammitglieder mit fundierten Kenntnissen über Systeme und Datenflüsse die Tools von Syndigo nutzen, um schnell wirkungsvolle Änderungen vorzunehmen.
Um den manuellen Aufwand weiter zu reduzieren, führt flaconi aktuell ein Lieferantenportal auf Basis der Syndigo Cloud ein. Lieferanten erhalten direkten Zugriff und können Artikel entweder per Excel-Upload oder manuell selbst anlegen und verwalten, anstatt individuelle Excel-Dateien an das flaconi-Team zu senden. Dieser Ansatz standardisiert Datenstrukturen, reduziert Arbeitsschritte wie Kopieren und Einfügen und bindet die Lieferanten vom ersten Tag an enger in das Datenmodell von flaconi ein.
Durch die Vereinheitlichung seines Datenmodells mit Syndigo PIM und MDM hat flaconi die allgemeine Datenqualität deutlich verbessert und viel bessere Einblicke in sein Sortiment und seine Kategorien gewonnen. Da alle Produktdaten zentral verfügbar sind und Verantwortlichkeiten direkt in den Workflows verankert wurden, ist das Artikel-Onboarding heute wesentlich schneller. Unterbrechungen zwischen den Systemen wurden beseitigt und die Teams arbeiten mit einem einheitlichen, zuverlässigen Prozess. Diese Beschleunigung ermöglicht es flaconi, die Go-Live-Termine auf die Marketingkampagnen der Lieferanten abzustimmen, MDF zu sichern und bei der Produkteinführung in den einzelnen Märkten mehr Umsatz zu erzielen.
Nach dem Go-Live arbeitete flaconi mit Logiklee zusammen, dem zertifizierten Implementierungspartner von Syndigo, um die fortlaufende Optimierung und Weiterentwicklung seiner PIM- und MDM-Umgebung zu unterstützen.
Logiklee unterstützte flaconi und Syndigo bei Konfigurationsanpassungen, operativen Themen und kontinuierlichen Verbesserungen, während neue Märkte, Lieferanten und Anwendungsfälle hinzukamen. Diese Zusammenarbeit stellte sicher, dass die Plattform eng an die Geschäftsprozesse von flaconi angepasst blieb und gleichzeitig das internationale Wachstum unterstützen konnte.
48 Tage weniger bis zur Online-Veröffentlichung durch die Beseitigung von Systemunterbrechungen und manuellen Schritten.
Einführung in 7 neuen Ländern und 7 neuen Sprachen mit dem gleichen operativen MDM-Team, obwohl das Sortiment wuchs.
Verbesserte Datenqualität und tiefere Einblicke in Artikel und Kategorien für fundiertere Entscheidungen.
Weniger manuelles Kopieren und Einfügen dank standardisierter Prozesse und eines Self-Service-Modells für Lieferanten.
„Unser Artikel-Onboarding ist heute deutlich schneller, und wir können Produkt-Launches endlich auf die Kampagnen unserer Lieferanten abstimmen.“
Seit der Einführung von Syndigo hat flaconi sieben neue Länder und sieben neue Sprachen erschlossen, während das operative MDM-Team unverändert blieb – und das trotz des stetig wachsenden Sortiments. Dies zeigt einen erheblichen Effizienzgewinn: flaconi kann schnell in ganz Europa expandieren, ohne die Mitarbeiterzahl im operativen Bereich proportional erhöhen zu müssen. Die standardisierten Prozesse und die höhere Datenqualität schaffen zudem eine solidere Grundlage für Analysen und KI-Anwendungsfälle und ermöglichen so fundiertere Entscheidungen zu Artikeln und Kategorien.
Für flaconi sind KI und Datenqualität untrennbar miteinander verbunden. Ohne solide Daten liefern KI-Anwendungsfälle entweder nur unzureichende Ergebnisse oder beschränken sich darauf, Schwachstellen aufzuzeigen. Mit Syndigo als zentralem Hub für Produkt-Content kann flaconi KI gezielt einsetzen, beispielsweise für die Übersetzung von Produktdaten oder die Anreicherung digitaler Assets. Zum Beispiel nutzt das Unternehmen KI, um Produktbilder so anzupassen, dass sie ein einheitliches Erscheinungsbild haben. Die Produktfotos werden zentriert, damit sie der Ästhetik von flaconi entsprechen, bevor die aktualisierten Bilder zurück an Syndigo und anschließend in den Webshop gesendet werden.
Dieser geschlossene Content-Kreislauf – von den Lieferantendaten über Syndigo PIM und MDM, durch KI-gestützte Optimierung und zurück zum Webshop – bietet flaconi eine bessere Skalierbarkeit, um in jedem neuen Markt hochwertige, markengerechte Erlebnisse zu schaffen. Gleichzeitig unterstreicht dieser Ansatz die Bedeutung eines einheitlichen und kontrollierten Datenmodells, um die KI im Laufe der Zeit effektiver zu machen.
Der nächste große Schritt für flaconi ist der Ausbau des Lieferantenportal-Modells, damit Lieferanten ihre Produktdaten direkt in der Syndigo Cloud anlegen und pflegen können. Durch die Standardisierung der Datenbereitstellung möchte flaconi verbleibende manuelle Änderungen eliminieren und einen noch effizienteren Self-Service-Onboarding-Prozess schaffen. So können sich die internen Teams stärker auf die Kontrolle der Datenqualität, die Kategorie- und Sortimentsstrategie sowie auf Innovationen konzentrieren, statt auf die routinemäßige Dateneingabe.
Während flaconi seine Expansion in Europa fortsetzt, plant das Unternehmen, den Einsatz von KI zur Analyse und Optimierung von Produktdaten und digitalen Assets weiter auszubauen – auf Basis des einheitlichen Datenmodells von Syndigo. Mit einer robusten, cloud-nativen PIM- und MDM-Grundlage ist flaconi bestens aufgestellt, um weitere Märkte zu erschließen, mehr Marken zu unterstützen und Millionen von Online-Kunden weiterhin ein einheitliches, hochwertiges Beauty-Erlebnis zu bieten.
„Mit dem cloud-nativen PIM und MDM von Syndigo als unserer Single Source of Truth haben wir aus einem fragmentierten, auf Tabellenkalkulationen basierenden Onboarding-Prozess eine schnelle, skalierbare Engine für internationales Wachstum gemacht. So haben wir die Zeit bis zur Online-Veröffentlichung verkürzt, das Produkt-Go-Live mit den Kampagnen der Lieferanten abgestimmt und unseren Teams sowie Lieferanten die Möglichkeit gegeben, direkt in einem System zusammenzuarbeiten. Jetzt können wir uns auf die Datenqualität, KI-gestützte Innovationen und schnellere Produkteinführungen für Kunden in ganz Europa konzentrieren.“ Rayk Wichmann, Team Lead Enterprise Apps, Flaconi GmbH
